3. NOVEMBER 2020

R E F E R A T

Bestyrelsesmøde i Hanstholm Kolonihaveforening tirsdag den 3. november 2020
kl. 10.00 i Fælleshuset. Keld Poulsen deltog i behandlingen af punkt 2.
Martin stod for brød og kaffe.

Dagsorden.
1. Siden sidst.
A. Møde med en havelejer søndag den 27. september. Udfordringerne omkring
den pågældende have ser ud til at være løst.
B. Billeder fra kolonihaven og dens omgivelser fra tidligere tider er blevet
indrammet og er klar til ophængning i Fælleshuset.
C. Vi har etableret adgang til den e-boks, som er knyttet til vores CVR-nummer, så
vi kan modtage elektronisk post.
Beslutning: Til efterretning. Søren opsætter en postkasse ved Fælleshuset.

2. Ny hjemmeside.
Den nye hjemmeside er nu færdig, og kan ses ved at søge på "Hanstholm
Kolonihaveforening." Keld Poulsen vil gerne have evt. bemærkninger/forslag til
siden.
Beslutning: Der blev udtrykt tilfredshed med siden. Keld laver enkelte tilretninger.

3. Økonomi.
Orientering fra kassereren.
Beslutning: Driftskonto: 25.671 kr. Der afventes tilbagebetaling på ca. 4700 kr. fra
Codan, når vores NEM-konto er oprettet.
Depositum: 33.984. Det skæve tal skyldes, at der er trukket gebyrer på kontoen.
Laila overfører fra driftskontoen, så kontoen svarer til det indbetalte

4. Vandforbrug 2020.
Der er lukket for vandet den 18. oktober. Søren har taget vandmålere ned til
opbevaring for vinteren, og aflæst forbruget. Målere, som skønnes at være
defekte, udskiftes.
Beslutning: Der er aflæst et forbrug på i alt 573 kubikmeter. Hovedmåleren viser et forbrug på 601 kubikmeter. Der er således en difference på 28 kubikmeter. Dette skyldes spild og afrunding ved aflæsning.

5. Forsikring af Fælleshuset, inventar, værktøj, maskiner og foreningens skur.
Skiftet til Thisted Forsikring er gennemført. Vi skal have udarbejdet en
inventarliste, så vi har styr på, hvad vi har forsikret.
Beslutning: Søren og Martin tager initiativ til udarbejdelse af en inventarliste.

6. Overnatning i kolonihavehuse i vinterhalvåret.
Drøftelse af, hvordan situationen ser ud, og hvad vi evt. skal foretage os.
Beslutning: Der sendes et brev til 2 havelejere med indskærpelse af reglerne.
Erik laver oplæg.

7. Mangelfuld vedligehold af haver.
Drøftelse af, hvad vi foretager os når sæson 2021 starter omkring haver der ikke
vedligeholdes ordentlig.
Beslutning: Der sendes brev til 3 havelejere med påbud om at få rettet op inden
næste havesæson.

8. Etablering af nedsivningsanlæg ved Fælleshuset.
Vi har indhentet 2 tilbud. Prisen er omkring 50.000 kr. Hvad gør vi videre?
Beslutning: Sagen tages op på generalforsamlingen. Der kan evt. spares op til arbejdet.

9. Fornyelse af læbæltet mod Tårnvej.
Søren har haft møde med Bjarne Kim Karlsen fra Thisted Kommune om
renovering af læbæltet ud mod Tårnvej. Der orienteres nærmere på mødet.
Beslutning: Til efterretning. Vi afventer svar fra Thisted Kommune om, hvorvidt de vil betale nye planter. Erik rykker for svar. Arbejdet med renovering etape-opdeles. Fældningen forventes at kunne ske uden udgift for foreningen, mod at den der fælder, får træerne til flis.

10. Gennemgang af vedtægter.
"Vedtægtsudvalget" foreslår, at der laves en "Grønspættebog", der indeholder
alle praktiske oplysninger omkring kolonihaverne, så viden om de praktiske
forhold kan bevares ved udskiftning i bestyrelsen.
Områder, som kunne beskrives nærmere i Grønspættebogen:
A. Bestyrelsens fordeling af opgaver. Hvem laver hvad i bestyrelsen?
B. Venteliste og procedure omkring køb og salg af haver.
C. Udlejning af Fælleshuset, og havelejeres brug af Fælleshuset.
D. Krav til hegning af haverne.
E. Bestyrelsens adgang til haverne.
F. Modtagelse af nye lejere (lejekontrakt, nøgle, velkomstfolder m.v.)
G. Vedligehold af fællesarealer.
H. Afvikling af generalforsamling.
I. Åbning og lukning af vand.

Er der andre ting, som bør beskrives?
Beslutning: Der laves oplæg til næste møde. A. Søren, B. Erik, C. Er lavet. D. Erik og Søren, E. Erik, F. Søren, G. Søren, H. Erik, I. Søren

11. Årsplan 2021.
Forslag til årsplan for 2021 er vedhæftet.
Beslutning: Forslaget blev tilrettet og godkendt.

12. Eventuelt.
Næste møde tirsdag den 26. januar kl. 10.00.

Der var en drøftelse af, om havelejere kan stå på ventelisten mens de har en have. Det blev aftalt, at der ved udarbejdelsen af "Grønspættebogen" skal laves en beslutning om, at man skal have solgt sin have, før man kan komme på ventelisten, og dermed få en ny.