10. august 2023
R
E F E R A T
. Tekst med kursiv er referat.
Bestyrelsesmøde,
torsdag den 10. august 2023 kl. 19.00 i Fælleshuset.
Gunhild
stod for kaffe og brød.
Afbud: Erik (Jonas er referent) og Louise
1.
Siden sidst
a.
Opfølgning på tilslutning (eller mangel på samme) til de
forskellige udvalg (Jonas) Der
er rimelig tilslutning til udvalg, men der er stadig plads til flere.
Vi sender en rykker ud på Facebook og SMS (mail) med de åbne
pladser. Alternativ kan vi "prikke på skulderen". Opdateret
liste af grupper vedhæftes referat.
b. Fartdæmpende foranstaltninger (Brian) Brian har spurgt Kim Jørgensen, som er projektleder på Herlige Hanstholm-stien, om Kommunen kunne have nogle fartbump til at ligge, som vi må bruge. Kim J afventer kommunen.
2.
Håndtering af love og regler (Brian)
Hvordan håndterer og håndhæver vi vores egne regler i
Grønspættebogen, og overholder vi overhovedet loven?
a. Udsnit
af kolonihaveloven vedhæftet
Vi
udsætter punktet til næste møde, da det er mest relevant, når
hele bestyrelsen er samlet.
3.
Vikar for Louise
(Jonas) Louise er ikke disponibel lige foreløbig, så vi skal have
indsat vikarer.
a.
Ansvarlig for udlejning Jonas vikarierer
b. Husudvalg Gunhild og
Lilli vikarierer
c. Aktivitetsudvalg Gunhild vikarierer og
ringer til aktivitetsudvalget med henblik på at planlægge et
arrangement i september.
4.
Behandling af byggeansøgninger (Jonas)
a.
Have 55
(Johnny Olsen) – Ansøgning
vedhæftet Ansøgningen godkendes, med betingelse af at det gamle hus
nedtages inden sæsonstart 2024. Desuden anbefaler vi Johnny, at han
holder 5 m til naboens hus mod Syd, da det umiddelbart ser ud til at
det ligger mindre end 2,5 m. fra Skel.
b. Have 59 (Rune Nielsen) – Ansøgning vedhæftet Godkendes med betingelse af, at taget ændres jf. Bestyrelsens (Brians) forslag. Desuden påpeges det overfor Rune, at eftersom hans hus med "overdækket terrasse" nu er 55 m2, hvorfor han derfor ikke kan bygge mere på grunden.
Notat efter mødet: Rune har samtidigt med afholdelse af mødet, fremsendt nye tegninger, der illustrerer samme forslag som Brians, så da der er enighed om byggeriets udformning, godkendes ansøgningen.
c.
Generelt.
Proces
for behandling i fremtiden?
Brian
vil gerne påtage sig rollen som "byggesagkyndig", som er
ansvarlig for tilsyn af plantegninger og løbende under byggerier.
Formålet med den byggesagkyndige, er at rådgive lejere om
reglementer ved byggerier. Som udgangspunkt bliver byggeansøgninger
behandlet på bestyrelsesmøder, men uden for sæsonen bliver
ansøgninger behandlet ad-hoc. Brian er tovholder. Der laves et
byggesagsarkiv, som indeholder de tegninger, bestyrelsen modtager.
Sagerne bør gennemgås i forbindelse med ejerskifte, så nye lejere
bedst muligt informeres om aftaler, som er indgået i den givne have.
I forbindelse med ejerskifte, skal det informeres, at lejere altid bør indsendte tegninger til bestyrelsen, uanset byggeriets størrelse. På den måde kan vi holde os (og fremtidige lejere) ajour med aftaler.
5.
Behandling af forespørgsel fra Have 60 vedr. smedje (Jonas)
a.
Manfred Franke vil gerne kunne opsætte en esse til smedning af
traditionelt værktøj, som han vil benytte til vinter. Kan vi
tillade det?
Vi
behandler ikke punktet lige nu, men tager det op, hvis det bliver
aktuelt.
6.
Udlån/udleje af foreningens haveredskaber (Jonas)
a.
Kan vi ekstraordinært tilbyde at udlåne haveredskaber (Buskrydder,
motorsav, tromle mm.)?
Jonas
har udlånt foreningens buskrydder til have 1 og have 9. Vi har
aftalt, at lejere kan godt låne udstyr, men vi skilter ikke med det,
og en repræsentant for bestyrelsen eller teknisk udvalg står for
adgang til skuret.
7. Planlægning af Fælles arbejdsdag, lørdag den 19. august (Jonas)
a. Fælleshus: Facade og/eller vinduer males
b. Redskabsskur: Tag repareres og skuret nmales.
c. Fælleshave: Der luges.
d.
Læbælter mm: 1. Forskønnelse af område omkring brøndring og
flagstang på
Fasanvej.
2. Trimning af græs i læbæltet mod
tårnvel
e.
Udarbejdelse af Invitation:
1. Der
udsendes SMS
og mail, opslag på Facebook.
2.
Franskbrød og kaffe til morgenmad. Pølser til frokost. Lilli køber
ind. Tilmelding til Lilli på
mail eller Jonas på SMS.
8.
Deltagelse i "Fælles foreningsdag" i Centeret, lørdag den 19.
august (Jonas /
Gunhild)
a.
Formål med deltagelse? – Mail fra Poul-Henrik vedhæftet
Vi
har besluttet ikke at deltage i år, med begrundelsen, at vi har et
andet
arrangement, og vi desuden alligevel ikke kan tilbyde
interesserede en have pga. den
lange venteliste – Jonas
melder tilbage til PH.
9.
Planlægning af Åbne haver, søndag den 27. august (Jonas)
Hvem
gør hvad?
1. Alle i bestyrelsen bager en kage, og Jonas
laver kaffe 14.30
2. Besked til ale medlemmer med SMS, på
FACEBOOK og med mail.
3. Brian laver invitation til
udefrakommende på "Hanstholm.nu"
10.
Evt.
a.
Brian har lavet regnskab indtil nu, og indtil videre er der omkring
50.000kr i
overskud. Er vi nødt til at sende regnskabet
til revisor, eller er det OK at Brian selv
laver
regnskabet?
b. Fastsættelse af dato for næste møde Næste
møde bliver torsdag den 12. oktober
kl. 19. Erik kommer med
brød.