12. oktober 2023

REFERAT
Bestyrelsesmøde, torsdag den 12. oktober 2023 kl. 19.00 i Fælleshuset.
Erik stod for kaffe og brød.

DagsordenOphavsmand for hvert punkt er noteret i parentes.
1. Siden sidst.
a. Fartdæmpende foranstaltninger (Brian)
b. Status på udvalg (Jonas)
c. Evaluering af fælles arbejdsdag 19. august 2023
d. Evaluering af Åbne haver, 27. august 2023.
e. Fælles foreningsmøde 4. oktober 2023 (Erik)
Beslutning:
a. Brian arbejder videre med sagen.
b. Ingen ændringer i sammensætningen af udvalgene.
c. Tilfredshed med dagen. Vinduer i Fælleshuset males til foråret.
d. Godt arrangement, men der ønskes flere besøgende til "åbne haver".
Thisted havekreds har ønsket at kunne invitere sine medlemmer til "åbne haver"
i Hanstholm Kolonihaveforening på en hverdagsaften i juni 2024. Ønsket
imødekommes. Erik kontakter Havekredsen og aftaler nærmere om
arrangementet.
e. Kolonihaveforeningen var ikke repræsenteret ved mødet.
2. Økonomi (Brian)
Beslutning:
Til efterretning.
3. Afslutningsfrokost ved sæsonafslutning 22. oktober 2023 (Jonas)
Beslutning:
Gennemføres som planlagt. Der laves buffet af medbragt mad. Aktivitetsudvalget står for arrangementet. Der laves lignende arrangement ved sæsonstart 2024.
4. Fældning af træer i læbælter (Gunhild)
Beslutning:
Gunhild arbejder videre med sagen.
5. Håndtering af love og regler (Brian)
Hvordan håndterer og håndhæver vi vores egne regler i Grønspættebogen, og
overholder vi overhovedet loven? Udsnit af kolonihaveloven er vedhæftet
dagsordenen.
Beslutning:
Grønspættebogen og vedtægterne gennemgås på næste bestyrelsesmøde med henblik på en ajourføringer.

6. Ventelistepolitik (Erik / Brian)
Skal vi gøre noget på baggrund af den stadigt stødt voksende venteliste?
Beslutning:
Den nuværende administration af ventelisten fortsættes uændret.
7. Lejekontrakt - udformning af en ny (Brian)
Beslutning:
Formanden og kassereren laver et oplæg til en ny udgave af lejekontrakten.
8. Forventningsafstemning med nye lejere inden "nøglen" overdrages (Brian)
Beslutning:
Formanden, næstformanden og kassereren laver oplæg til et skema til brug for afstemning af forventninger med nye havelejere.
9. Proces for indgriben/reaktion (læs langsommelig) på forsømte haver (Brian)
Beslutning:
Ved misligholdelse af en have, følges fremover den procedure, som er fastlagt i vedtægternes §8 punkt 2.
Der udsendes i år et nyhedsbrev til havelejerne med oplysning om, at bestyrelsen har drøftet den mangelfulde vedligeholdelse af nogle haver, og at der fra næste havesæson vil blive grebet ind over for havelejere i misligholdte haver efter de regler, som fremgår af vedtægternes § 8, 2. punkt.
Jonas laver nyhedsbrev, som Brian sender ud til havelejerne.
10. Evt.
a. Næste møde afholdes torsdag den 18. januar 2024 kl. 19.00 hos Gunhild Nielsen,
Helshagevej 16 i Hanstholm.
b. Stole sættes ind i Fælleshuset efter sæsonafslutning. Der sættes lidt varme på i
huset, så stolene ikke tager skade.
c. Louise indkøber en førstehjælpskasse til huset.
d. Erik registrerer hvor mange træer der skal genplantes i læhegnet mod Tårnvej, og
bestiller nye træer hos Heides Planteskole.
e. Erik udsender sms med opfordring til at man får valgt planter m.v. til fremme af
biodiversiteten, jvf. udsendt mail til alle havelejere fra biodiversitetsudvalget.